Quel est le processus de stockage d'archives ?
La gestion des archives physiques, un enjeu toujours central pour les organisations
Malgré la montée en puissance des documents électroniques, de la numérisation et de la dématérialisation, le stockage physique des archives demeure une réalité incontournable pour de nombreuses entreprises, administrations, syndics de copropriété et professionnels. Une grande partie des documents sur support papier, tels que les contrats, registres, pièces justificatives, documents administratifs ou archives historiques, doivent encore être conservés sous forme originale afin de garantir leur valeur probante et leur conformité aux obligations légales définies notamment par le code du patrimoine, les normes ISO, AFNOR ou la norme NF.
Les entreprises produisent chaque jour un ensemble de documents d’archives qu’il convient de classer, archiver, stocker et conserver en toute sécurité. Ces documents, qu’ils relèvent des archives courantes, intermédiaires ou définitives, s’inscrivent dans un cycle de vie du document précis, encadré par des durées légales de conservation, des délais de prescription et un calendrier de conservation strict.
Externalisation et solutions professionnelles de stockage d’archives
Face à la saturation des locaux internes, de nombreuses structures font le choix de l’externalisation des archives. Cette solution permet d’entreposer les archives de l’entreprise dans des entrepôts spécialisés, dotés de systèmes de stockage performants, d’une grande capacité de stockage et de procédures de sécurisation avancées. Le recours à un tiers de confiance garantit la conservation des documents en toute sécurité, tout en respectant les règles d’archivage, les délais de conservation et la confidentialité des données.
Les solutions de stockage physique peuvent être complétées par des prestations de numérisation de documents, sans pour autant se substituer aux originaux papier, qui doivent souvent être conservés pour leur utilité administrative, leur valeur juridique ou historique. Cette complémentarité permet d’articuler archivage papier et gestion électronique de documents (GED), sans compromettre la pérennité des archives.
Une approche archivistique encadrée par des règles strictes
Le travail d’archivage s’appuie sur des pratiques archivistiques reconnues et sur l’expertise d’archivistes, qu’il s’agisse d’archives publiques, départementales, nationales ou d’archives de l’entreprise. Chaque document archivé suit une procédure d’archivage précise : identification des types de documents, détermination de la durée d’archivage, classement, stockage, puis élimination ou versement en archives définitives.
Le respect des règles d’archivage et des durées légales de conservation est indispensable pour garantir la conformité réglementaire, la valeur probatoire des documents et la capacité à disposer rapidement des documents en cas de contrôle, de litige ou d’audit.
Garantir la pérennité et la conformité des archives sur support papier
Assurer le stockage physique des archives, c’est avant tout garantir leur conservation pérenne, leur accessibilité et leur intégrité tout au long de leur cycle de vie. Les solutions d’archivage papier professionnelles permettent de répondre aux besoins de stockage, de sécurisation et de gestion documentaire des organisations, tout en respectant les exigences légales et normatives.
En confiant vos archives papier à un service de stockage spécialisé, vous bénéficiez d’un espace d’archivage sécurisé, d’une gestion rigoureuse des documents d’archives et d’une tranquillité durable face aux enjeux de conservation, de traçabilité et de conformité réglementaire.